Ивент-специалисты перегружены фотоо

Организаторы городских мероприятий сталкиваются с необходимостью подтверждать более тысячи пунктов сметы фотографиями. Для грантовой отчётности важно показать, что именно находилось на площадке и в какие дни, а после демонтажа конструкций переснять материалы уже невозможно.

Как это выглядело пять лет

Процесс опирался на Google Sheets и большое терпение:

• фотографы снимали всё без привязки к смете;
• менеджеры распечатывали более 20 листов и вычёркивали позиции на глаз;
• архив из тысяч кадров разбирали вручную через Telegram;
• к концу проекта накапливалось свыше 5000 фото, почти половина — дубли одного и того же угла, при этом строка за второй день монтажа могла оставаться пустой.

За такие строки заказчик снижал оплату. Передать проект другому менеджеру не удавалось: вся площадка была в голове одного человека.

Что сделали

Создали контур автоматизации отчётов поверх привычных таблиц: Google Sheets, валидатор, мобильное приложение на площадке, модерация, готовый DOCX по шаблону заказчика. Фотограф открывает карточку позиции, день и блок уже выбраны, внутри указаны название, блок сметы, контакт ответственного и, при необходимости, образец. Снятый кадр сразу занимает своё место в структуре сметы. Общий чат для разбора фото больше не нужен.

Было 640 человекочасов на цикл отчётности — стало 64. Разбор фото ускорился в 10 раз, сборка итогового документа занимает около 3 часов вместо 320.

Правок от заказчика стало втрое меньше: отчёт формируется сразу в формате приёмки — по позиции, времени, месту и дню.

Что ещё в статье

• Почему для одной строки сметы часто требуются два кадра и как решили это с помощью двух слотов на позицию.
• Как две недели в полях — с участием в монтаже и съёмках — выявили проблемы, о которых заказчик не подозревал. Контроль прорабов и бригад добавили уже после погружения: менеджер фиксирует брак в системе, задача автоматически отправляется бригаде с установленным сроком исправления.
• Этапы внедрения: от двухнедельного погружения до стабильного контура за 8-12 месяцев. С готовым решением сроки сокращаются до 3-4 месяцев.
• Расчёт было и стало по каждому этапу и итоговая экономия 576 человекочасов.

Автор — Никита Вешняков, инженер-программист, руководитель студии Nikitadev. Новый сотрудник теперь включается в проект примерно за час, тогда как раньше на это уходили недели с архивом и распечатками.

Источник: https://secrets.tbank.ru/blogi-kompanij/avtomatizaciya-fotootchetov-po-zastrojke-iventov/